Confira dicas de como e onde guardar documentos da empresa com segurança e redução de gastos
Guardar documentos e arquivos de escritório é uma tarefa fundamental para pessoas físicas e que é ainda mais importante para empresas e organizações em geral. O fato de guardar documentos adequadamente garante proteção jurídica, por exemplo, já que no caso de ser necessário apresentar comprovantes ou fazer conferências, os documentos podem ser facilmente acessados.
Como no Brasil a digitalização de documentos não tem valor legal, é preciso manter as cópias originais pelo tempo indicado por lei no caso de empresas. Nesse sentido, entretanto, o armazenamento pode se tornar um problema de custos. Por isso, saiba como e onde guardar os documentos e arquivos de escritório de maneira eficiente.
Organize-se
Antes de planejar onde guardar os documentos, é fundamental fazer uma organização completa para garantir que nada fique de fora. Para isso, reúna todos os documentos que já estão armazenados, assim como os arquivos de escritório. Juntar todos os arquivos e documentos torna o processo mais eficiente, já que todo o processo de identificação precisará ser feito apenas uma vez.
Avalie o que pode ser jogado fora
Muitas vezes, o que acontece é que a empresa continua guardando documentos que já poderiam ter sido jogados fora. Ao identificar quais documentos já não precisam ser armazenados, é liberado um espaço útil e é diminuída a necessidade de armazenamento.
Para saber o que pode ser jogado fora se deve considerar a data da documentação e o tipo de documento. Registro de ponto de funcionário, por exemplo, é um documento que deve ser armazenado pelo tempo do funcionário na empresa e mais dois anos. Cada tipo de documento, portanto, deve ser avaliado caso a caso e, conforme o seu prazo de validade, pode ser jogado fora.
Separe e identifique os itens restantes
Após descobrir o que deve ser jogado fora, deve-se separar os documentos e arquivos por ordem de prioridade e também cronologicamente. Todos devem ser identificados para que o acesso no futuro, caso necessário, seja facilitado. Manter a organização no armazenamento não torna apenas as coisas mais simples, como também aumenta a capacidade e otimiza o uso do espaço disponível.
Alugue uma unidade de self storage
Em vez de optar por armazenar os documentos na própria empresa ou em um imóvel alugado, arriscando a segurança e a rentabilidade do investimento, atualmente a melhor opção de armazenamento é alugar uma unidade de self storage.
Com esse serviço, a empresa pode alugar um box individual do tamanho ideal para as suas necessidades. Com acesso facilitado, é só guardar os documentos e criar um espaço muito mais organizado, seguro e barato.
A grande vantagem dessas unidades é a sua comodidade, já que a empresa pode escolher o quanto alugar e por quanto tempo alugar. Além disso, a segurança é garantida 24 horas por dia e, com isso, não há preocupações em cuidar dos documentos.
Self storage é tendência entre empresas
Com as vantagens obtidas com esse tipo de armazenamento, o self storage se tornou uma tendência entre as empresas, e, cada vez, mais empresários notam a necessidade de terceirizar esse serviço.
O fator da segurança é fundamental para garantir que todas as informações importantes da empresa sejam protegidas, garantindo a conveniência que somente um item que alia personalização, custo-benefício e segurança pode trazer.
Guardar documentos em self storage aumenta competitividade
Como reduz os custos da empresa com armazenamento e permite que ocorra uma dedicação à atividade-fim, o fato de guardar documentos em unidades de self storage aumenta a competitividade da empresa.
A melhoria nos resultados da empresa se deve a uma cadeia que começa com o fato de que com um sistema de gestão mais eficiente e com menos custos, os resultados ocorrem no preço do produto final, que tem a possibilidade de ficar mais barato. Um preço menor leva à maior atração do consumidor final, aumentando as vendas e, consequentemente, os lucros. Com mais dinheiro disponível, a empresa pode fazer mais investimentos, melhorando processos e apostando em novas tecnologias. Como resultado, o produto se torna cada vez melhor e um sistema de melhoria contínua é implantando. Mais clientes ficam satisfeitos com os produtos e por isso compram novamente, garantindo que a empresa possua uma cartela de clientes fiéis expandida.
Por isso, guardar documentos em um self storage não tem apenas efeito imediato, mas, sim, uma atuação em longo prazo e que pode, inclusive, influenciar a longevidade da empresa. Como muitas empresas também estão usando, é possível que o concorrente esteja se utilizando dos benefícios de um box individual e protegido. Por isso, o quanto antes for identificada a oportunidade e a necessidade de armazenar os documentos com esse tipo de atividade, melhor será para a empresa.
Uma empresa que sabe onde guardar documentos e arquivos de escritório, portanto, possui resultados melhores do que seus concorrentes, já que otimiza seus custos e suas estruturas. A melhor opção atualmente para esse tipo de armazenamento é o sistema de self storage, que permite toda a conveniência que uma organização precisa, gerando resultados mais eficientes. Seu negócio pode ir além do mar de documentos – é só entrar em contato com a DEPOSITe e ver os resultados aparecerem com mais espaço!
