Como proteger os arquivos na sua empresa?

Mesmo com a digitalização em alta, as empresas ainda contam com muitos arquivos físicos que precisam ser organizados e armazenados corretamente, garantindo sua integridade e segurança. Veja como: 

Mesmo em tempos onde o digital se faz presente em tantos aspectos na nossa vida, ainda lidamos com muitos conteúdos e arquivos físicos. Quando se trata de empresas, então, é inevitável lidar com o acúmulo de documentos e, além de armazená-los corretamente, a empresa precisa buscar métodos para proteger os arquivos. 

É muito comum digitalizar um documento que precisamos para resolver alguma questão burocrática, mas mesmo na vida privada, acumulamos papéis. A diferença é que a quantidade é menor e, com boa organização, uma pasta com divisórias pode ser suficiente. 

Quando se trata de uma organização já não é possível manter tantos dados só em uma pastinha, já que, além da alta quantidade, eles são divididos em categorias como acesso fácil, informações confidenciais e dados financeiros. 

Essas questões afetam, inclusive, como esses documentos serão armazenados. Um arquivo que precisa ser consultado semanalmente, por exemplo, não pode ficar no fundo de uma caixa, em um ambiente separado. 

Já informações financeiras de anos anteriores ao período fiscal dificilmente serão acessadas novamente sem alguma demanda específica, portanto podem ficar em uma caixa fechada. 

Cada tipo de documento deve ter uma avaliação específica, e a maneira como será armazenado vai depender dessas particularidades. Mas a verdade é que na maioria dos casos esses documentos têm utilidade temporária e depois entram na famosa lista do “e se?”. 

Seja para consultas futuras quando houver um novo planejamento estratégico, ou caso a empresa precise lidar com alguma questão jurídica, alguns documentos devem ser armazenados por tempo indeterminado, e esse processo exige cuidados específicos. 

Quais empresas devem proteger arquivos?

Para saber se a empresa precisa reorganizar os documentos e fazer um planejamento e gestão adequados, é importante compreender alguns sinais: 

Falta de padrão

Caso as pessoas não saibam exatamente como encontrar um arquivo, e não exista um método para essa busca, pode ser a hora de repensar a organização e buscar um sistema mais adequado. 

Documentos duplicados

Percebeu que o financeiro tem um documento, mas uma cópia está no RH, armazenada de outra forma? Isso indica também a falta de padrão apontada acima, mas principalmente falta de controle em relação à gestão desses itens que, em muitos casos, contém informações pessoais e/ou sigilosas. 

Afeta a produtividade

O dia a dia dos colaboradores já é complexo e cheio de tarefas. Imagine, então, perder tempo só para encontrar um documento? Quando isso acontece é um sinal de má gestão e desperdício do tempo de um profissional que poderia estar se dedicando a algo que gere valor para a empresa.

Benefícios de fazer a gestão de arquivos

Como vimos, mesmo questões simples como a falta de padronização podem dificultar o dia a dia das pessoas. Mas existem outros benefícios em fazer esse planejamento, contando com uma área adequada, onde isso poderá ser controlado e acessado facilmente. Confira:

Agilidade

Quando se sabe exatamente onde está qual documento, todo o processo fica mais rápido. Os dias de passar horas olhando caixas e pastas até encontrar o papel certo ficarão para trás, e cada um saberá exatamente onde encontrar, agilizando seu trabalho e podendo se dedicar ao que realmente importa.

Segurança

Um local adequado também oferecerá mais segurança, evitando os documentos duplicados e garantindo que as cópias sejam acessadas somente por quem tem autorização. Isso protege a empresa, considerando que muitos conteúdos são sigilosos. Além de proteger juridicamente, já que os papéis podem conter dados pessoais de clientes, fornecedores e funcionários, além de dados bancários. 

Conformidade com a legislação

Embora novas regulamentações já abordem questões relacionadas a arquivos digitais, ainda há casos onde é obrigatório manter versões físicas. Com isso, para cumprir com a lei é preciso guardar esses papéis, de preferência da maneira adequada, garantindo sua integridade física. 

Como proteger os arquivos da minha empresa?

A melhor maneira é garantir um local adequado para esses papéis, além de desenvolver um sistema de organização que facilite seu acesso. Uma sala na empresa pode dar conta dessa armazenagem mas, em muitos casos, não há espaço. 

Em outros, o espaço não é um problema, mas a segurança fica comprometida. Nessas situações, o Self Storage pode suprir essa falta, já que os boxes são customizáveis e podem ser utilizados em tamanhos diversos. 

Além disso, podem ser configurados com prateleiras de acordo com a necessidade do usuário, o que possibilita aumentar ou diminuir o número de prateleiras. Esse modelo ainda restringe o acesso aos documentos, garantindo sua segurança. 

Por fim, ainda permite proteger arquivos fisicamente, já que o ambiente é climatizado e protege o papel da ação do tempo, como ferrugem, acúmulo de poeira e outras coisas.