{"id":1463,"date":"2023-10-24T12:04:33","date_gmt":"2023-10-24T12:04:33","guid":{"rendered":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/?p=1463"},"modified":"2023-10-30T17:05:55","modified_gmt":"2023-10-30T17:05:55","slug":"arquivos-na-sua-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/arquivos-na-sua-empresa\/","title":{"rendered":"Como proteger os arquivos na sua empresa?"},"content":{"rendered":"

Mesmo com a digitaliza\u00e7\u00e3o em alta, as empresas ainda contam com muitos arquivos f\u00edsicos que precisam ser organizados e armazenados corretamente, garantindo sua integridade e seguran\u00e7a. Veja como:\u00a0<\/span><\/em><\/p>\n

 <\/p>\n

Mesmo em tempos onde o digital se faz presente em tantos aspectos na nossa vida, ainda lidamos com muitos conte\u00fados e arquivos f\u00edsicos. Quando se trata de empresas, ent\u00e3o, \u00e9 inevit\u00e1vel lidar com o ac\u00famulo de documentos e, al\u00e9m de armazen\u00e1-los corretamente, a empresa precisa buscar m\u00e9todos para <\/span>proteger os arquivos<\/b>.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\u00c9 muito comum digitalizar um documento que precisamos para resolver alguma quest\u00e3o burocr\u00e1tica, mas mesmo na vida privada, acumulamos pap\u00e9is. A diferen\u00e7a \u00e9 que a quantidade \u00e9 menor e, com boa organiza\u00e7\u00e3o, uma pasta com divis\u00f3rias pode ser suficiente.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Quando se trata de uma <\/span>organiza\u00e7\u00e3o <\/span><\/a>j\u00e1 n\u00e3o \u00e9 poss\u00edvel manter tantos dados s\u00f3 em uma pastinha, j\u00e1 que, al\u00e9m da alta quantidade, eles s\u00e3o divididos em categorias como acesso f\u00e1cil, <\/span>informa\u00e7\u00f5es confidenciais<\/span><\/a> e dados financeiros.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Essas quest\u00f5es afetam, inclusive, como esses documentos ser\u00e3o armazenados. Um arquivo que precisa ser consultado semanalmente, por exemplo, n\u00e3o pode ficar no fundo de uma caixa, em um ambiente separado.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

J\u00e1 informa\u00e7\u00f5es financeiras de anos anteriores ao per\u00edodo fiscal dificilmente ser\u00e3o acessadas novamente sem alguma demanda espec\u00edfica, portanto podem ficar em uma caixa fechada.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Cada tipo de documento deve ter uma avalia\u00e7\u00e3o espec\u00edfica, e a maneira como ser\u00e1 armazenado vai depender dessas particularidades. Mas a verdade \u00e9 que na maioria dos casos esses documentos t\u00eam utilidade tempor\u00e1ria e depois entram na famosa lista do \u201ce se?\u201d.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Seja para consultas futuras quando houver um novo planejamento estrat\u00e9gico, ou caso a empresa precise lidar com alguma quest\u00e3o jur\u00eddica, alguns documentos devem <\/span>ser armazenados<\/span><\/a> por tempo indeterminado, e esse processo exige cuidados espec\u00edficos.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Quais empresas devem proteger arquivos?<\/strong><\/h2>\n

 <\/p>\n

Para saber se a empresa precisa reorganizar os documentos e fazer um planejamento e gest\u00e3o adequados, \u00e9 importante compreender alguns sinais:\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Falta de padr\u00e3o<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Caso as pessoas n\u00e3o saibam exatamente como encontrar um arquivo, e n\u00e3o exista um m\u00e9todo para essa busca, pode ser a hora de repensar a organiza\u00e7\u00e3o e buscar um sistema mais adequado.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Documentos duplicados<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Percebeu que o financeiro tem um documento, mas uma c\u00f3pia est\u00e1 no RH, armazenada de outra forma? Isso indica tamb\u00e9m a falta de padr\u00e3o apontada acima, mas principalmente falta de controle em rela\u00e7\u00e3o \u00e0 gest\u00e3o desses itens que, em muitos casos, cont\u00e9m informa\u00e7\u00f5es pessoais e\/ou sigilosas.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Afeta a produtividade<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

O dia a dia dos colaboradores j\u00e1 \u00e9 complexo e cheio de tarefas. Imagine, ent\u00e3o, perder tempo s\u00f3 para encontrar um documento? Quando isso acontece \u00e9 um sinal de m\u00e1 gest\u00e3o e desperd\u00edcio do tempo de um profissional que poderia estar se dedicando a algo que gere valor para a empresa.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

<\/h2>\n

Benef\u00edcios de fazer a gest\u00e3o de arquivos<\/strong><\/h2>\n

 <\/p>\n

Como vimos, mesmo quest\u00f5es simples como a falta de padroniza\u00e7\u00e3o podem dificultar o dia a dia das pessoas. Mas existem outros benef\u00edcios em fazer esse planejamento, contando com uma \u00e1rea adequada, onde isso poder\u00e1 ser controlado e acessado facilmente. Confira:<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Agilidade<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Quando se sabe exatamente onde est\u00e1 qual documento, todo o processo fica mais r\u00e1pido. Os dias de passar horas olhando caixas e pastas at\u00e9 encontrar o papel certo ficar\u00e3o para tr\u00e1s, e cada um saber\u00e1 exatamente onde encontrar, agilizando seu trabalho e podendo se dedicar ao que realmente importa.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Seguran\u00e7a<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Um local adequado tamb\u00e9m oferecer\u00e1 mais seguran\u00e7a, evitando os documentos duplicados e garantindo que as c\u00f3pias sejam acessadas somente por quem tem autoriza\u00e7\u00e3o. Isso protege a empresa, considerando que muitos conte\u00fados s\u00e3o sigilosos. Al\u00e9m de proteger juridicamente, j\u00e1 que os pap\u00e9is podem conter dados pessoais de clientes, fornecedores e funcion\u00e1rios, al\u00e9m de dados banc\u00e1rios.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Conformidade com a legisla\u00e7\u00e3o<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Embora novas regulamenta\u00e7\u00f5es j\u00e1 abordem quest\u00f5es relacionadas a arquivos digitais, ainda h\u00e1 casos onde \u00e9 obrigat\u00f3rio manter vers\u00f5es <\/span>f\u00edsicas. Com isso, para cumprir com a lei \u00e9 preciso guardar esses pap\u00e9is, de prefer\u00eancia da <\/span>maneira adequada<\/span><\/a>, garantindo sua integridade f\u00edsica.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Como proteger os arquivos da minha empresa?<\/strong><\/h2>\n

 <\/p>\n

A melhor maneira \u00e9 garantir um local adequado para esses pap\u00e9is, al\u00e9m de desenvolver um sistema de organiza\u00e7\u00e3o que facilite seu acesso. Uma sala na empresa pode dar conta dessa armazenagem mas, em muitos casos, n\u00e3o h\u00e1 espa\u00e7o.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Em outros, o espa\u00e7o n\u00e3o \u00e9 um problema, mas a seguran\u00e7a fica comprometida. Nessas situa\u00e7\u00f5es, o <\/span>Self Storage<\/span><\/a> pode suprir essa falta, j\u00e1 que <\/span>os boxes s\u00e3o customiz\u00e1veis e podem ser utilizados em tamanhos diversos.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Al\u00e9m disso, podem ser configurados com prateleiras de acordo com a necessidade do usu\u00e1rio, o que possibilita aumentar ou diminuir o n\u00famero de prateleiras. Esse modelo ainda restringe o acesso aos documentos, garantindo sua seguran\u00e7a.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Por fim, ainda permite <\/span>proteger arquivos<\/b> fisicamente, j\u00e1 que o ambiente \u00e9 climatizado e protege o papel da a\u00e7\u00e3o do tempo, como ferrugem, ac\u00famulo de poeira e outras coisas. <\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Mesmo com a digitaliza\u00e7\u00e3o em alta, as empresas ainda contam com muitos arquivos f\u00edsicos que precisam ser organizados e armazenados corretamente, garantindo sua integridade e seguran\u00e7a. Veja como:\u00a0   Mesmo em tempos onde o digital se faz presente em tantos aspectos na nossa vida, ainda lidamos com muitos conte\u00fados e arquivos f\u00edsicos. Quando se trata…<\/p>\n

Continuar Lendo <\/i><\/a><\/div>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":1477,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[364,361,362,359,360,363],"class_list":["post-1463","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-sem-categoria","tag-arquivos-fisicos","tag-como-proteger-arquivos-de-empresas","tag-dicas-de-organizacao-empresarial","tag-proteger-arquivos","tag-seguranca-empresarial","tag-self-storage-para-arquivos"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1463","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1463"}],"version-history":[{"count":12,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1463\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1476,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1463\/revisions\/1476"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1477"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1463"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1463"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/deposite.com.br\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1463"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}