Como guardar documentos?
Todas as empresas têm um volume significativo de documentos – algumas mais do que outras, dependendo do tempo de mercado e área de atuação. Mesmo que hoje em dia muitos documentos possam ser digitalizados e armazenados online, as organizações ainda precisam guardar os originais e demais papéis importantes que não podem ser descartados.
Como um escritório de advocacia poderia funcionar sem acesso a processos e petições? Ou uma grande construtora, por exemplo, não conseguiria realizar seu trabalho adequadamente sem as escrituras dos imóveis e cópias de informações de clientes. Contadores também lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos impressos, que ainda precisam ficar armazenados durante um longo período de tempo.
Por isso, como nem todas as atividades migraram completamente para o mundo digital, neste post falaremos sobre o que se deve fazer para conservar documentos, garantindo sua integridade física por muitos anos:
- Armazene em local adequado e limpo: os documentos devem ser mantidos em um lugar fresco e com baixa umidade. Altos índices de temperatura ou ar excessivamente úmido podem acelerar a deterioração do papel ou até permitir a proliferação de insetos e microorganismos. Além de manchas, o acúmulo de poeira no ambiente também favorece o surgimento de fungos e bactérias que danificam os documentos;
- Na hora de manusear, de preferência usar luvas, pois a gordura natural existente nas mãos pode danificar o papel ao longo do tempo. E nem precisa dizer que não se deve comer ou beber perto de documentos originais, não é?
- Evite dobrar os documentos, pois o local da dobra se transforma em uma área frágil, que se rompe e rasga facilmente;
- Evite usar grampeador ou clipes de metal, especialmente em documentos que precisam ser guardados por um longo período de tempo, pois o metal enferruja rapidamente e mancha o papel;
- Use embalagens de tamanho maior do que os documentos, evitando assim dobrá-los ou amassá-los;
- Não acondicione os documentos acima da capacidade da pasta, caixa, arquivo ou prateleira.
Caso você não tenha mais espaço, ou mesmo se o seu escritório não tiver um local dentro das condições ideais para armazenar seus documentos, uma boa solução é alugar um box particular, numa empresa de Self Storage como o DEPOSITe.
O DEPOSITe é um local seguro, monitorado 24h por dia e com acesso restrito. A armazenagem dos seus itens é feita em boxes individuais, a chave e a senha de acesso ficam apenas com você. O ambiente é climatizado e dedetizado.
